Uw privacy is sinds zijn oprichting een fundamentele waarde voor Direkt Mail Service Buro. Dit komt onder meer tot uiting in de naleving van het geheim van briefwisseling (briefgeheim) door Direkt Mail Service Buro overeenkomstig de Belgische grondwet en het Europees Verdrag tot bescherming van de rechten van de mens en de fundamentele vrijheden.
In een wereld die steeds digitaler wordt, moet Direkt Mail Service Buro echter persoonsgegevens verzamelen en verwerken om u de producten en diensten die u wenst te kunnen leveren. Daarbij willen we uiteraard uw privacy maximaal respecteren. We wensen dan ook helemaal in regel te zijn met de nieuwe Europese privacywetgeving, de GDPR (General Data Protection Regulation) of AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Deze regelgeving geldt vanaf 25 mei 2018.
In dit document tracht Direkt Mail Service Buro zijn beleid uit te leggen om uw privacy en persoonsgegevens te beschermen, zodat Direkt Mail Service Buro uw vertrouwen kan blijven verdienen.
Meer informatie kan u steeds vinden op de website van de Privacy Commissie:
https://www.privacycommission.be
Persoonsgegevens
Onder persoonsgegevens wordt alle specifieke informatie verstaan die betrekking heeft op een natuurlijke persoon die geïdentificeerd kan worden. Het gaat onder meer om uw naam, adres, telefoonnummer, e‑mailadres, geboortedatum, producten en diensten die u heeft gebruikt, informatie die u verstrekte via onze website of andere contactkanalen enz.
Verzamelen van persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens kunnen door Direkt Mail Service Buro worden verwerkt voor het uitvoeren van en het verbeteren van de efficiëntie en de kwaliteit van zijn mailing‑ en pakjesbezorgdiensten. Die informatie wordt doorgaans aan Direkt Mail Service Buro bezorgd door de afzenders van post, mailings of pakjes en omvat meestal uw naam, adres, telefoonnummer, e‑mailadres, de beschrijving van de verzonden goederen en naam en adres van de afzender.
Voor buitenlandse bestemmingen worden bepaalde gegevens die met de zending verband houden misschien ook bezorgd aan de autoriteiten van het/de land(en) van doorvoer of bestemming voor douane‑inklaring en belastingheffingen of voor veiligheidscontroles. De volgende informatie kan worden doorgegeven: naam en adres van de afzender en van de geadresseerde, beschrijving van de goederen, aantal items, gewicht en waarde van de zending. Die gegevens worden door Direkt Mail Service Buro nooit gebruikt voor marketingdoeleinden.
Uw persoonsgegevens kunnen ook worden verwerkt in het kader van financiële diensten of andere types door Direkt Mail Service Buro verleende diensten. In het algemeen gebruiken we de persoonsgegevens die u ons bezorgt om de door u bestelde diensten te verlenen, voor administratieve doeleinden of om te voldoen aan wettelijke vereisten.
In het kader van onze contractuele overeenkomsten houden we vanzelfsprekend contactgegevens bij om met prospecten, klanten, leveranciers en partners te communiceren. Deze gegevens gebruiken we ook om u verder te informeren over producten en diensten die in lijn liggen met de overeenkomst die we al met u hebben.
Via het invulformulier op onze website, via directe of telefonische gesprekken of bij andere aanvragen om informatie geven we u de gelegenheid ons uw contactgegevens en uw interesses zelf te bezorgen. Mits uw expliciete goedkeuring zullen we deze gegevens daarna verder gebruiken om u onze nieuwsbrief toe te sturen of u andere informatie te bezorgen over onze producten en diensten.
Persoonsgegevens die u als klant aan ons toevertrouwt om er in uw opdracht een verwerking mee te doen, gebruiken we vanzelfsprekend uitsluitend voor de door u duidelijk omschreven opdracht. Deze gegevens worden nooit voor een ander doel ingezet.
Wij beschermen alle verzamelde persoonsgegevens als uiterst vertrouwelijke informatie en hechten veel belang aan informatiebeveiliging.
Website van Direkt Mail Service Buro:
Uw persoonsgegevens kunnen door Direkt Mail Service Buro worden verwerkt om u feedback te bezorgen op een vraag, verzoek of klacht. De volgende gegevens worden dan verwerkt: uw naam, adres, telefoonnummer, e‑mailadres en een omschrijving van de vraag, het verzoek of de klacht.
Verwerking van gegevens van kinderen:
De producten en diensten van Direkt Mail Service Buro zijn niet op kinderen gericht en Direkt Mail Service Buro doet niet aan op kinderen gerichte promotie of marketing van zijn diensten. Als u denkt dat we per vergissing of onopzettelijk persoonsgegevens met betrekking tot een minderjarige hebben verzameld en gebruikt zonder geschikte toestemming (van een persoon die in staat en bevoegd is om toestemming te geven), breng ons dan op de hoogte via het inlichtingenformulier, opdat we zulke gegevens onmiddellijk van onze servers kunnen verwijderen en andere noodzakelijke correcties kunnen invoeren.
Klik hier voor onze privacyverklaring voor sollicitanten.
Doorgeven van persoonsgegevens
Direkt Mail Service Buro gaat niet over tot het meedelen, verkopen, doorgeven of anderszins verspreiden van uw persoonsgegevens, tenzij met betrekking tot de uitvoering van de overeenkomst (bv. aflevering van post of een pakje in het buitenland, ophaling of levering van post of pakjes door logistieke partners, levering van pakjes in een postpunt enz.), tenzij dat wettelijk vereist wordt of tenzij u Direkt Mail Service Buro uw uitdrukkelijke toestemming hebt gegeven om dat te doen.
Indien Direkt Mail Service Buro voor bepaalde diensten gebruik maakt, of moet maken, van externe partijen, partners of onderaannemers, worden deze grondig gescreend en geïnstrueerd over hun verplichtingen op vlak van vertrouwelijkheid en informatiebeveiliging. Indien uw gegevens aan hen worden toevertrouwd, krijgen zij een duidelijke opdracht en worden deze gegevens uitsluitend hiervoor gebruikt. Bovendien wordt er, in het kader van de GDPR-regelgeving, in dergelijke gevallen ook steeds een verwerkersovereenkomst afgesloten.
Bewaring van gegevens
De nodige controlemechanismen, softwarematig en manueel, zijn aanwezig om de kwaliteit van de data te bewaken. Naargelang het type van informatie wordt een bewaartermijn vastgesteld, waarna de verzamelde gegevens volledig en definitief verwijderd worden.
Uw persoonsgegevens worden bewaard voor zolang als wettelijk vereist, voor de termijn vereist voor het behandelen van klachten, voor de periode die is opgegeven in de informatieverklaring die werd bezorgd op het moment dat u uw gegevens heeft meegedeeld en gedurende dertig (30) dagen volgend op uw verzoek tot beëindiging.
Gegevensbeveiliging
Direkt Mail Service Buro neemt technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, wijziging, inzage of misbruik. Direkt Mail Service Buro verbindt zich er ook toe de toegang tot de persoonsgegevens zo veel mogelijk te beperken en toegang dus enkel te verlenen wanneer noodzakelijk.
Medewerkers die toegang tot de gegevens hebben, zijn op de hoogte gebracht van hun verplichtingen met betrekking tot gegevensbeveiliging. Alle werknemers en partners van Direkt Mail Service Buro ondertekenen een vertrouwelijkheidsovereenkomst, waarin zij de verplichting op zich nemen de informatie waarmee ze in het kader van hun job in contact komen, steeds en blijvend als strikt vertrouwelijk te behandelen. De beveiligingsmaatregelen worden regelmatig herzien en aangepast om een passend veiligheidsniveau te garanderen.
Direkt Mail Service Buro doet er alles aan om haar ICT infrastructuur fysiek en softwarematig op een adequate wijze te beschermen tegen aanvallen van buitenaf, tegen virussen en malware.
Om veiligheids- en beveiligingsredenen zijn er buiten en binnen onze gebouwen beveiligingscamera’s opgesteld. De opnames hiervan worden gedurende een paar maanden bewaard. Deze worden enkel geraadpleegd en bekeken ingeval er zich een incident heeft voorgedaan.
Hoe kan u uw persoonsgegevens controleren?
Als u inzage wenst in uw persoonsgegevens, ze indien nodig wilt laten corrigeren, of als u wenst dat ze gewist worden of de verwerking ervan beperkt wordt, als u tegen de verwerking bezwaar wenst te maken, u uw toestemming wilt intrekken of gebruik wenst te maken van de gegevensoverdraagbaarheid, kunt u contact met ons opnemen door een gedateerd en ondertekend verzoek, vergezeld van een kopie van uw identiteitsbewijs, te sturen naar het volgende adres: Direkt Mail Service Buro, Slingerweg 9, 3600 Genk. We bezorgen u binnen 30 dagen een antwoord.
Mocht u niet het verwachte antwoord op uw verzoek ontvangen, dan kunt u een klacht indienen bij de bevoegde autoriteit in België: https://www.privacycommission.be/.
Contact
Met vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u terecht bij Direkt mail Service Buro, Slingerweg 9, 3600 Genk.