Privacyverklaring voor sollicitanten.
Direkt Mail Service Buro verbindt zich, in overeenstemming met de Wet tot Bescherming van de Persoonlijke Levenssfeer mbt. de verwerking van persoonsgegevens, tot de bescherming van persoonsgegevens van haar interne en externe sollicitanten.
De verzameling en verwerking gebeurt op een eerlijke, transparante en rechtmatige wijze, conform de bepalingen van de Privacywet tot omzetting van de Europese Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens.
Om te kunnen blijven voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving kan Direkt Mail Service Buro te allen tijde en zonder voorafgaande waarschuwing haar privacyverklaring aanpassen om deze in overeenstemming te brengen met de gewijzigde wetgeving. Deze aanpassingen treden in werking vanaf hun publicatie.
Doeleinden
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle rekruterings- en selectieactiviteiten van Direkt Mail Service Buro.
Met deze privacyverklaring wil Direkt Mail Service Buro haar sollicitanten informeren over de wijze waarop zij de persoonsgegevens verzamelt en verwerkt.
Direkt Mail Service Buro gebruikt de persoonsgegevens die de sollicitant verstrekt uitsluitend met het oog op het voeren van een effectieve en efficiënte rekruterings- en selectieprocedure. Dit betreft: het kennisnemen en analyseren van de gegevens van de sollicitant en het vergelijken met de bestaande vacatures, de communicatie van de rekruterings- en selectieprocedure, het plannen van sollicitatiegesprekken met de sollicitant, het testen van sollicitanten in de vorm van oa. assessments en gesprekken en het informeren van sollicitanten over mogelijk andere relevante vacatures binnen Direkt Mail Service Buro. Het verwerken van persoonsgegevens betreft elke mogelijke bewerking die op die gegevens kan worden uitgevoerd zoals het verzamelen, registreren, bewaren, raadplegen, gebruiken, vergelijken, aanpassen, wijzigen, wissen en vernietigen van de gegevens.
Gegevens van sollicitanten
Persoonsgegevens zijn gegevens die de sollicitant verstrekt zowel schriftelijk als mondeling, via sollicitatieformulieren (ook on line) of per brief (al dan niet elektronisch), in het kader van één of meerdere gesprekken of per telefoon.
Direkt Mail Service Buro verzamelt en verwerkt al deze door de sollicitant verstrekte persoonsgegevens in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze. Deze gegevens zijn toereikend, terzake dienend en niet overmatig voor de specifieke doeleinden waarvoor ze worden verzameld en verwerkt, zijnde rekruteringsdoeleinden.
Voor de doeleinden zoals hierboven vermeld, omvat de verwerking van persoonsgegevens:
– standaard informatie in verband met uw identiteit (naam, voorna(a)m(en), adres…);
– persoonlijke gegevens (geboorteplaats en -datum, nationaliteit, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres, hobby’s en interesses,…);
– uw foto indien u hier toestemming voor geeft;
– lidmaatschappen;
– gegevens in verband met uw professionele ervaring (profiel, gegevens over voormalige werkgevers, beëindiging van laatste tewerkstellingen en het geleverde werk, bijzondere projecten, …) met inbegrip van een referentieonderzoek indien u referenties hebt opgegeven in uw CV (wat impliceert dat u ons de toestemming hebt gegeven om deze referenties te contacteren);
– gegevens in verband met uw opleiding (diploma’s, certificaten, stages, bijzondere opleidingen, …);
– talenkennis;
– indien van toepassing, of u al dan niet over een arbeids- en/of verblijfsvergunning voor de Europese Economische Ruimte (EER) beschikt;
– eventuele andere persoonlijke gegevens die u ons meedeelt bij uw sollicitatie, in verband met de uitoefening van de functie;
– digitale beoordeling via het internet (aanwezigheid op sociale media), in de mate dat deze aanwezigheid openbaar is voor ons;
– alle andere (dan de hierboven vermelde) persoonsgegevens die krachtens de wet verwerkt moeten worden.
Direkt Mail Service Buro verzamelt en verwerkt geen gevoelige informatie over haar sollicitanten, zoals informatie betreffende raciale of etnische achtergrond, politieke, godsdienstige of filosofische opvattingen of overtuigingen, eventueel lidmaatschap van vakverenigingen of bewegingen, gezondheid, genetische gegevens, psychische identiteit of psychische werkbekwaamheid, seksuele voorkeuren, administratieve of strafrechtelijke verdenkingen of vervolgingen en veroordelingen van de sollicitant.
Verkrijgt Direkt Mail Service Buro ongevraagd toch gevoelige informatie over een sollicitant of dient deze in specifieke omstandigheden toch te worden verzameld, dan vraagt zij hiervoor de uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming van de sollicitant. In dat geval deelt Belfius groep en de entiteiten die daar deel van uitmaken vooraf de reden van de verzameling van deze gegevens mee, samen met de lijst van de personen die, uitsluitend in het kader van de uitoefening van hun functie, toegang zullen hebben tot deze gegevens.
Bekendmaken van persoonsgegevens aan derden
HR en uw beoogde leidinggevende(n) zullen toegang hebben tot uw persoonsgegevens op basis van een strikt ‘need-to-know’ basis voor de doeleinden zoals hierboven vermeld.
Direkt Mail Service Buro stuurt uw gegevens niet door naar andere derden, met de mogelijke uitzondering van ‘assessment centra’ etc. of enige andere derde indien dit relevant is voor de aanwervingsprocedure.
Voorafgaandelijk aan het onthullen van enige informatie aan enige derde partij, zal Direkt Mail Service Buro er zorg voor dragen dat alle ontvangende derde partijen gebonden zijn door strenge beveiligingsnormen.
Direkt Mail Service Buro verkoopt en verhandelt geen gegevens van sollicitanten aan enige derde partij. Direkt Mail Service Buro kan krachtens van toepassing zijnde wetten worden verplicht, bepaalde gegevens van sollicitanten te onthullen aan derden, bijvoorbeeld publieke autoriteiten. Ook kan het nodig zijn dat Direkt Mail Service Buro krachtens van toepassing zijnde wetten gegevens van sollicitanten onthult om haar wettelijke rechten te beschermen.
Beveiliging van de persoonsgegevens
Direkt Mail Service Buro beschikt, zowel op technologisch als op administratief-organisatorisch vlak, over de passende beveiligingprocessen om de vertrouwelijkheid van alle informatie verkregen van sollicitanten, waaronder de persoonsgegevens, optimaal te beschermen tegen toegang door onbevoegden, onjuist gebruik of verlies en tegen enige andere wijze van onrechtmatig gebruik. Uitsluitend de medewerkers die betrokken zijn bij het rekruterings- en selectieproces hebben toegang tot deze persoonsgegevens van sollicitanten en enkel in de mate waarin zij over deze informatie dienen te beschikken om hun functie te kunnen uitoefenen. Deze medewerkers zijn gehouden door de verplichting tot respecteren van de privacy van sollicitanten en het confidentieel behandelen van de persoonsgegevens waarvan zij kennis hebben. Het gebruik ervan is strikt beperkt tot de uitvoering van de hen toevertrouwde taken.
Bewaringstermijn de persoonsgegevens
We bewaren uw persoonsgegevens gedurende de periode die noodzakelijk is in het licht van de hierboven vermelde doeleinden. Na afloop van de wervings- en selectieprocedure bewaart Direkt Mail Service Buro de gegevens van sollicitanten alleen indien Direkt Mail Service Buro dit wettelijk verplicht is (bijv. in verband met de lokale wetten inzake gelijke kansen op het werk) of wanneer er een “zakelijke behoefte” bestaat aan het behoud van de gegevens van de sollicitant, bv. door de CV van een sollicitant te bewaren voor het geval er een geschikte vacature ontstaat.
Indien de sollicitatie niet uitmondt in een arbeidsrelatie, zullen uw persoonsgegevens bewaard worden gedurende een maximum periode van twee jaar na het einde van de aanwervingsprocedure voor de doeleinden die hierboven onder 2 besproken worden.
Rechten van sollicitanten
De sollicitant heeft te allen tijde recht op inzage in zijn persoonsgegevens die door Direkt Mail Service Buro worden bewaard. Daarnaast heeft de sollicitant het recht om uitleg, aanvulling, verbetering, verwijdering of afscherming van zijn persoonsgegevens te verzoeken.
Contactinformatie – Wijze waarop deze rechten kunnen worden uitgeoefend
Voor vragen, opmerkingen of verzoeken tot meer uitleg betreffende de inhoud van deze privacyverklaring kan u zich wenden tot info@direkt.be
Verantwoordelijke voor de verwerking
De verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens is Direkt mail service Buro bvba, Slingerweg 9,3600 Genk.